vedtægter

Foreningens vedtægter

Uddrag af vedtægter

§1 Foreningens navn og formål
Foreningens navn er Banebasen. Foreningens formål er at bidrage til at sikre bevarelsen i digitaliseret form efter fælles retningslinjer og regler af billeder, arkivalier samt andre dokumenter inden for jernbane-, sporvejs-, letbane- eller andre nært relaterede områder inden for kollektiv trafik. Foreningen skal herunder sikre det modtagne digitale materiales tilstand gennem sikkerhedskopiering samt professionel teknisk vedligeholdelse.

Det er endvidere Foreningens formål at sikre størst mulig tilgængelighed af det af Foreningen bevarede digitale materiale.

§2 Foreningens medlemmer
Som medlemmer kan optages klubber, foreninger, museer samt virksomheder, der ønsker at bevare billeder, arkivalier samt andre dokumenter inden for områderne anført i § 1.

Ud over stifterne skal ethvert medlems optagelse godkendes af bestyrelsen. Afslag kan indbringes for generalforsamlingen.

§3 Foreningens ledelse og styring
Foreningens højeste myndighed er generalforsamlingen.

Foreningen ledes af en bestyrelse.

Hvert banebasemedlem udpeger et medlem til bestyrelsen og en personlig suppleant for dette. Udpegningen gælder for ét år ad gangen og følger terminerne for den ordinære generalforsamling, hvor udpegningen desuden registreres i referatet.

Såfremt foreningen består af et lige antal medlemmer, vælger generalforsamlingen yderligere et medlem og personlig suppleant for dette til bestyrelsen. Disse skal vælges blandt personer, der er personlige medlemmer af en af medlemsforeningerne.

Bestyrelsen konstituerer sig selv. Såfremt et bestyrelsesmedlem får varigt forfald i resten af valgperioden, foretager bestyrelsen nykonstituering.

Foreningen tegnes af formanden i forening med et af de øvrige bestyrelsesmedlemmer.

Bestyrelsen kan nedsætte arbejdsgrupper eller udpege enkeltpersoner til under dens tilsyn at forestå nærmere afgrænsede områder af foreningens daglige virksomhed.

§4 Forskrifter for scanning og regler for registrering
Bestyrelsen udarbejder fælles anbefalinger for scanning af billeder samt bindende regler for registrering af billeder.

Bestyrelsen kan beslutte, at digitaliseret materiale kan op tages i databasen, selv om det ikke i alle henseender opfylder de fælles anbefalinger eller reglerne for registrering og digitalisering.
Indleveret digitalt materiale kan på intet tidspunkt udtages igen. Bestyrelsen har dog ret til at fjerne materiale, hvis det har ringe teknisk kvalitet eller mangler oplysning om motivet, eller hvis indholdet falder uden for områderne anført i §1.

§5 Modtagelse og opbevaring af digitaliseret materiale
Foreningens modtagelse og opbevaring af det digitaliserede materiale medfører ingen indskrænkning i ophavsmandens rettigheder eller råderet over hverken det digitaliserede eller det originale materiale, medmindre denne udtrykkeligt har meddelt det modsatte. Tilsvarende gælder for givers råderet over materialet, såfremt giver ikke er ophavsmanden. I øvrigt gælder de til enhver til gældende bestemmelser i ophavsretslov og databeskyttelseslov eller tilsvarende love og bestemmelser.

§6 Opbevaring og tilgængelighed
Foreningen påser, at det modtagne digitaliserede materiale er registreret i en fælles database og er ansvarlig for, at det opbevares professionelt, dvs på sikker vis, og at den tekniske tilstand opretholdes. Materialet er tilgængeligt for enhver, medmindre der ved modtagelsen er aftalt en tidsbegrænset klausulering, jf §5.

Bestyrelsen kan efter regler godkendt af generalforsamlingen indkøbe professionel hjælp i nødvendigt omfang hertil.

§7 Generalforsamling
Generalforsamlingen afholdes en gang årligt i en weekend i marts. Generalforsamlingen kan afholdes gennem elektroniske medier. Indkaldelsen skal tilsendes medlemmerne mindst 1 måned før generalforsamlingens afholdelse.

§8 Finansiering og regnskab
Foreningens udgifter finansieres af et indmeldelsesgebyr, årlige ydelser fra medlemmerne samt eventuelle bidrag og ekstern støtte.

Ydelsen fastsættes på den ordinære generalforsamling. Størrelsen fastsættes således, at der tilvejebringes dækning af dels de løbende udgifter og dels til eventuel hensættelse til nyanskaffelser.

§11 Foreningens opløsning
Opløsning af foreningen kan kun ske ved vedtagelse på en generalforsamling med 2/3 flertal blandt de afgivne stemmer og skal bekræftes med samme flertal på en ny generalforsamling, der skal være afholdt senest tre måneder efter.

Ved foreningens opløsning skal det digitale materiale tilbydes en forening, organisation, klub eller et museum, der så vidt muligt dækker samme fagområder som anført i §1. Generalforsamlingen beslutter hvilken modtager, der er tale om. Generalforsamlingen træffer endvidere beslutning om anvendelsen af foreningens øvrige aktiver.

Potentielle medlemmer af Banebasen kan om ønsket – efter skriftlig henvendelse – få tilsendt de samlede vedtægter.